Who is responsible

Riviera Organisation SARL, Les Aqueducs B3, 535 route des Lucioles, 06560 Valbonne Sophia Antipolis, France, registered at the RCS Grasse under number 389 380 411, is the data controller.

For any question about your data, or to exercise your rights, write to events@rivieraorganisation.com or to the address above. We have not appointed a data protection officer, as our activity does not require one; the managing director answers these requests.

 

What we collect

• Contact details of the people organising an event: names, email addresses, phone numbers, postal and invoicing addresses, company details for corporate clients.

• Event details you share with us: dates, venue, guest numbers, programme, wishes, budget range, preferred language, and how you heard about us.

• Commercial and accounting records: proposals, quotes, invoices, electronic signatures and payments.

• Your messages: emails, contact form, chat and brief submissions, requests for a call.

• Your private event area: the record of when the page and its documents are opened (date and document, without your IP address).

• Website use: if you accept analytics cookies, the pages you visit, how you reached our site, your device, browser and approximate location.

We do not ask for guests' health, dietary or other sensitive details through our website or event area. When an event requires them, we collect them separately, only with the guest's agreement, and share them only with the supplier who needs them.

 

Why we use it, and on what legal basis (GDPR article 6)

• Answering your enquiry and preparing a proposal: steps taken at your request before a contract (6.1.b).

• Organising and delivering your event, including sharing details with the suppliers involved: performance of our contract (6.1.b).

• Invoicing, accounting and tax records: legal obligation (6.1.c).

• Your private event area and its activity record, so we know when to follow up: our legitimate interest in running your event well (6.1.f); you can object at any time.

• Occasional news and offers: our legitimate interest for clients (6.1.f), consent for anyone else (6.1.a); every email lets you unsubscribe.

• Website statistics and non-essential cookies: your consent, given through the cookie banner (6.1.a).

• Keeping our systems secure and defending claims: our legitimate interest (6.1.f).

We do not sell your data, we do not use it for third-party advertising, and no decision about you is made automatically.

 

Who receives it

Our team, and the suppliers who need specific details to deliver your event (venues, caterers, technical and entertainment providers). We also use service providers who process data on our behalf, bound by contract:

• Microsoft 365: email, calendar and event files (EU).

• Pennylane, with Yousign: quotes, invoices, payments and electronic signature (France).

• Wix: this website, its contact form and chat, Wix Analytics and the cookie banner (Israel and United States).

• Google Analytics: website statistics, only if you accept analytics cookies (Ireland and United States).

• Netlify: hosting of your private event area, its forms and activity record (United States).

• GitHub: storage of the event area pages (United States).

• Anthropic (Claude): an AI assistant that helps our team prepare documents from the information you send us; not used to train its models (United States).

• SmugMug and Vimeo: photo galleries and films of our events (United States). Please see their own privacy policies: https://www.smugmug.com/about/privacy and https://vimeo.com/privacy

• Stripe and PayPal: card and online payments (EU and United States). We do not keep card details.

• Mailchimp or Wix Email Marketing: occasional client news, when we send it (United States, Israel).

 

Transfers outside the European Union

Some providers above are based outside the European Union. Israel benefits from a European Commission adequacy decision. Transfers to the United States rely on the EU-US Data Privacy Framework where the provider is certified, or on the European Commission's standard contractual clauses. You can ask us for a copy of the relevant safeguards.

 

How long we keep it

• Enquiry with no event booked: 3 years after our last contact.

• Event file (brief, programme, correspondence): the time of the event, then 5 years for any claim.

• Invoices and accounting records: 10 years, as French law requires.

• Activity record of your event area: deleted when your file is closed.

• Forms sent through your event area: as your event file.

• Mailing list for client news: until you unsubscribe, or 3 years after our last contact.

• Cookies: 13 months at most.

 

Cookies

When you first visit, a banner lets you accept, decline or choose cookies by category. Essential cookies, needed for the site to work and to remember your choice, are always set. Analytics cookies (Wix Analytics, Google Analytics) and any advertising cookies are set only if you accept them. Declining is as easy as accepting. You can change your choice at any time with the Cookies button at the bottom left of each page.

Your private event area sets no cookies. It remembers only, on your device, that you have seen its opening, so that it plays once.

 

Your rights

You may ask to access, correct or delete your data, to receive it in a common format, to limit its use, or to object to it, including to marketing and to the activity record of your event area. Where we rely on your consent, you may withdraw it at any time. You may also give instructions about your data after your death.

Write to events@rivieraorganisation.com. We may ask you to confirm your identity, and we reply within one month. If you are not satisfied, you may complain to the CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris (cnil.fr).

 

Security

Access to your data is limited to the people who need it. Event areas are private and protected by a password, data is sent over encrypted connections, and our providers apply recognised security measures. No system is entirely without risk; if a breach affected your data, we would inform the CNIL and, where required, you.

 

Changes to this policy

We update this policy when our practices change. The date at the top shows the latest version; for significant changes we will tell our current clients.

 

 

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 20 octobre 2026

Riviera Organisation conçoit et produit des mariages, des célébrations et des événements d’entreprise sur la Côte d’Azur. Cette politique explique quelles données personnelles nous recueillons par notre site, nos e-mails et votre espace événement privé, pourquoi nous les utilisons, qui les reçoit, combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés.

 

Qui est responsable

Riviera Organisation SARL, Les Aqueducs B3, 535 route des Lucioles, 06560 Valbonne Sophia Antipolis, France, immatriculée au RCS de Grasse sous le numéro 389 380 411, est responsable du traitement.

Pour toute question sur vos données, ou pour exercer vos droits, écrivez à events@rivieraorganisation.com ou à l’adresse ci-dessus. Notre activité n’impose pas la désignation d’un délégué à la protection des données ; la gérante répond à ces demandes.

 

Ce que nous recueillons

• Coordonnées des personnes qui organisent un événement : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses postales et de facturation, informations sur l’entreprise pour nos clients professionnels.

• Informations sur l’événement que vous nous communiquez : dates, lieu, nombre d’invités, programme, envies, fourchette de budget, langue préférée et la façon dont vous nous avez connus.

• Documents commerciaux et comptables : propositions, devis, factures, signatures électroniques et règlements.

• Vos messages : e-mails, formulaire de contact, chat et brief, demandes d’appel.

• Votre espace événement privé : la trace des ouvertures de la page et de ses documents (date et document, sans votre adresse IP).

• Utilisation du site : si vous acceptez les cookies de mesure d’audience, les pages consultées, la façon dont vous êtes arrivé sur notre site, votre appareil, votre navigateur et votre localisation approximative.

Nous ne demandons pas d’informations sur la santé, le régime alimentaire ou d’autres données sensibles des invités par notre site ou votre espace événement. Lorsqu’un événement les rend nécessaires, nous les recueillons séparément, avec l’accord de l’invité, et ne les transmettons qu’au prestataire qui en a besoin.

 

Pourquoi nous les utilisons, et sur quelle base (article 6 du RGPD)

• Répondre à votre demande et préparer une proposition : mesures précontractuelles prises à votre demande (6.1.b).

• Organiser et réaliser votre événement, y compris transmettre les informations utiles aux prestataires concernés : exécution de notre contrat (6.1.b).

• Facturation, comptabilité et obligations fiscales : obligation légale (6.1.c).

• Votre espace événement privé et sa trace d’activité, pour savoir quand vous recontacter : notre intérêt légitime à bien mener votre événement (6.1.f) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment.

• Actualités et offres occasionnelles : notre intérêt légitime pour nos clients (6.1.f), votre consentement pour toute autre personne (6.1.a) ; chaque e-mail permet de se désinscrire.

• Mesure d’audience et cookies non essentiels : votre consentement, donné par le bandeau cookies (6.1.a).

• Sécurité de nos systèmes et défense en cas de litige : notre intérêt légitime (6.1.f).

Nous ne vendons pas vos données, nous ne les utilisons pas pour la publicité de tiers et aucune décision vous concernant n’est automatisée.

 

Qui les reçoit

Notre équipe, et les prestataires qui ont besoin de certaines informations pour réaliser votre événement (lieux, traiteurs, prestataires techniques et artistiques). Nous faisons aussi appel à des sous-traitants, liés par contrat :

• Microsoft 365 : e-mails, agenda et dossiers d’événement (UE).

• Pennylane, avec Yousign : devis, factures, règlements et signature électronique (France).

• Wix : ce site, son formulaire de contact et son chat, Wix Analytics et le bandeau cookies (Israël et États-Unis).

• Google Analytics : mesure d’audience, seulement si vous acceptez ces cookies (Irlande et États-Unis).

• Netlify : hébergement de votre espace événement, de ses formulaires et de sa trace d’activité (États-Unis).

• GitHub : conservation des pages de l’espace événement (États-Unis).

• Anthropic (Claude) : un assistant d’intelligence artificielle qui aide notre équipe à préparer des documents à partir des informations que vous nous envoyez ; non utilisé pour entraîner ses modèles (États-Unis).

• SmugMug et Vimeo : galeries photo et films de nos événements (États-Unis).

• Stripe et PayPal : paiements par carte et en ligne (UE et États-Unis). Nous ne conservons aucune donnée de carte.

• Mailchimp ou Wix Email Marketing : actualités occasionnelles à nos clients (États-Unis, Israël).

 

Transferts hors de l’Union européenne

Certains sous-traitants sont établis hors de l’Union européenne. Israël bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne. Les transferts vers les États-Unis reposent sur le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le prestataire y est certifié, ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez nous en demander une copie.

 

Combien de temps

• Demande sans événement réservé : 3 ans après notre dernier échange.

• Dossier d’événement (brief, programme, correspondance) : le temps de l’événement, puis 5 ans en cas de réclamation.

• Factures et documents comptables : 10 ans, comme l’exige la loi française.

• Trace d’activité de votre espace événement : supprimée à la clôture de votre dossier.

• Formulaires envoyés par votre espace événement : comme votre dossier d’événement.

• Liste d’envoi des actualités clients : jusqu’à votre désinscription, ou 3 ans après notre dernier échange.

• Cookies : 13 mois au plus.

 

Cookies

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter, de refuser ou de choisir les cookies par catégorie. Les cookies essentiels, nécessaires au fonctionnement du site et à la mémorisation de votre choix, sont toujours déposés. Les cookies de mesure d’audience (Wix Analytics, Google Analytics) et les éventuels cookies publicitaires ne sont déposés que si vous les acceptez. Refuser est aussi simple qu’accepter. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment avec le bouton Cookies en bas à gauche de chaque page.

Votre espace événement privé ne dépose aucun cookie. Il mémorise seulement, sur votre appareil, que vous avez vu son ouverture, pour qu’elle ne se joue qu’une fois.

 

Vos droits

Vous pouvez demander à accéder à vos données, à les corriger ou les supprimer, à les recevoir dans un format courant, à en limiter l’utilisation ou à vous y opposer, y compris aux envois d’actualités et à la trace d’activité de votre espace événement. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Vous pouvez aussi donner des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Écrivez à events@rivieraorganisation.com. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, et nous répondons sous un mois. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris (cnil.fr).

 

Sécurité

L’accès à vos données est limité aux personnes qui en ont besoin. Les espaces événement sont privés et protégés par un mot de passe, les données circulent par des connexions chiffrées et nos sous-traitants appliquent des mesures de sécurité reconnues. Aucun système n’est sans risque ; si une violation touchait vos données, nous en informerions la CNIL et, si nécessaire, vous-même.

 

Modifications

Nous mettons cette politique à jour lorsque nos pratiques évoluent. La date en haut indique la dernière version ; en cas de changement important, nous en informons nos clients en cours.